La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento son la presupuestación, el armado de cronogramas, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.

Dependiendo del tipo de evento, también puede formar parte de la gestión: el desarrollo de una línea temática, la registración previa y la acreditación de los participantes, la coordinación de los oradores o conferencistas, la decoración del lugar, mobiliario, equipamiento audio-visual, entoldados, servicio de seguridad, baños portátiles, planes de evacuación, servicios médicos y limpieza.

La organización de eventos es un campo de estudio relativamente nuevo. Existen diferentes instituciones, en algunos casos universitarias, que capacitan y entrenan a los futuros profesionales en la materia, tanto en aspectos teóricos como técnicos.

Si bien en idioma inglés hay diferentes modos de referirse al experto en organización de eventos: conference coordinator, convention planner, special event coordinator, meeting manager, meeting planner, la modalidad más común en español es la denominación organizador de eventos.

En algunos países de habla hispana también se utilizan las siglas OPC (organizador profesional de congresos/convenciones) u OPE (organizador profesional de eventos).

El mercado de los eventos también es identificado con el acrónimo MICE: Meetings (reuniones), Incentives (incentivos), Conferences (congresos) y Exhibitions (exposiciones).

Diseño y cotización

Se trata de la etapa en la que se seleccionan los contenidos del evento, los proveedores que prestarán servicios, las actividades, los momentos y espacios del evento y se ponderan los costos y su viabilidad económica.

Es en este estadío que se establecen los objetivos, el mensaje a comunicar al público participante y las expectativas que el organizador del evento tiene en relación a la realización de la reunión.

Producción

El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen por objeto la preparación de los recursos que componen el evento.

Preponderantemente se trata de contratación de proveedores y coordinación entre las prestaciones.

Montaje

Disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará a cabo el evento.

Ejecución

Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas.

Desmontaje

Retiro de los materiales y elementos utilizados en la reunión.

Evaluación de resultados

Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones.

Ranking ICCA de los países y ciudades con mayor cantidad de eventos

La Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA, según sus siglas en inglés) que constituye una de las asociaciones vinculadas a la industria de los eventos más prestigiosas del mundo, elabora anualmente un ránking que cuantifica eventos organizados por asociaciones internacionales, que tengan lugar en diferentes sedes y que hayan rotado por un número mínimo de tres países.

Información tomada de Wikipedia